製品名から探すと、選べなくなる

「サロン 顧客管理 システム」で検索すると、比較サイトに製品が何十個も並びます。どれも良さそうに見えて、機能の表を見比べるうちに、どれが自店に合うのか分からなくなる。多くのオーナーが、この入口でつまずきます。

製品名から入ると、選べません。先に決めるのは、自店に要る機能のほうです。1人で回す小さなサロンと、スタッフ5人で回数券も物販も扱う店では、要る機能がまったく違います。同じ「顧客管理システム」という名前でも、中身は別物です。自店の条件を先に固めれば、何十個の製品は一気に数個に絞れます。

選ぶ前に、自店の困りごとを書き出す

機能の表を見る前に、いま自分が何に困っているかを言葉にします。困りごとが、そのまま外せない条件になります。

たとえば、次のような形で書き出します。

困りごとが出そろったら、将来やりたいことも足します。物販を始めたい、複数店舗に増やしたい、といった予定があれば、その機能を持つ製品を選んでおくと、後で乗り換えずに済みます。困りごとと予定の一覧が、選ぶときの物差しになります。

「多機能だから安心」で選ばない

機能が多い製品ほど月額は上がり、覚えることも増えます。自店が使わない機能の分まで払うと、毎月の負担が重くなります。要るものだけを満たす製品が、自店にとっての正解です。

7つの軸で、外せない条件を決める

困りごとを、選ぶときの軸に並べ替えます。サロン向けの製品は、おおむね次の7つの軸で違いが出ます。それぞれで「自店に外せないか」を決めます。

軸確認すること外せない店の例
予約ネット予約、24時間受付、予約サイトとの連携、自動の確認・前日連絡ができるか電話対応が多い／予約サイト経由の新規が多い店
カルテ来店履歴・施術内容・写真・会話の記録を、お客さまごとに残し、すぐ呼び出せるか担当が複数いる／施術の経過を記録したい店
役務消化回数券・コースの残回数、有効期限、前受金の残高を管理できるか回数券・コースを売っている店
物販店販品の在庫・販売・購入履歴を、施術の会計とまとめて扱えるか化粧品やケア用品を売っている店
分析リピート率、来店間隔、客単価、新規・再来の比率を数字で見られるか感覚でなく数字で運営を見直したい店
料金月額、初期費用、店舗数・スタッフ数での加算、決済手数料の有無すべての店（後述）
データ移行いまの名簿・履歴を取り込めるか、代行はあるか、費用はいくらかすでに名簿や履歴がたまっている店（後述）

7つすべてを満たす必要はありません。自店の困りごとに当たる軸だけ「外せない」にします。

ここで、各軸を「外せない／あれば便利／不要」に分けます。たとえば1人サロンで物販をしないなら、物販は「不要」です。不要が決まると、製品を比べる手間が減ります。多機能で高い製品を、自分から外せるようになります。

役務消化と物販は、業態で見るところが変わる

7軸のうち、業態でいちばん差が出るのが役務消化と物販です。ここを取り違えると、入れ直しになりやすいため、別に見ます。

回数券・コースを売る店 ― 役務消化を最初に確認

エステや脱毛、まつ毛、回数券を出すネイル・美容室では、役務消化の管理が弱いと、表計算での二重管理が残ります。残り回数や有効期限が会計画面ですぐ分からないと、未消化や期限切れのトラブルにつながります。前受金（先にもらった代金）の残高を、お客さまごとに記録できるかも見ます。役務消化の考え方そのものは、別記事「回数券・コースの消化を仕組みで管理する」で扱っています。

店販をする店 ― 在庫と会計が1つになるか

化粧品やケア用品を売るなら、物販の在庫・販売を施術の会計とまとめて扱えるかを見ます。施術と店販で会計が別だと、誰が何を買ったかの履歴が分かれ、次回の提案に使えません。物販をしない店は、この軸を「不要」にして構いません。

業態に合わない製品は、後で効いてくる

導入のときは予約とカルテが動けば足りて見えます。役務消化や物販の弱さは、回数券の期限が近づく頃や、店販を始めた頃に問題になります。いま使わない機能でも、半年後に使う予定があるなら、選ぶ段階で見ておきます。

料金とデータ移行 ― 契約前に必ず確認する

料金とデータ移行は、機能の比較表に出にくいのに、入れてから効いてくる軸です。契約の前に、こちらから聞きます。

料金 ― 月額だけで判断しない

月額の数字だけ見ると、安く見える製品があります。確認するのは、次の点です。

月額が安くても、要る機能がオプションで積み上がると、合計は逆転します。自店が使う機能を全部入れた合計で比べます。

データ移行 ― 移せるか、誰がやるか、いくらか

すでに名簿や来店履歴がたまっている店は、それを移せるかが切り替えの負担を決めます。聞くのは3つです。来店履歴や名簿を取り込めるか、取り込みは自分でやるか業者が代行するか、費用はいくらか。紙カルテは手入力になる場合が多いため、移す範囲を先に決めます。全部移すか、新規ぶんだけ新システムで始めるか、ここで方針を決めておくと、切り替えの工数を見積もれます。カルテそのものを紙からやめる手順は「サロンのカルテを紙からやめる」で扱っています。

無料期間の使い方 ― 試すべきは混んだ時間帯

候補を2〜3製品に絞ったら、多くの製品にある無料の試用期間で、実際に触ります。試すときに見るのは、機能の有無ではなく、現場で使えるかどうかです。

静かな時間にゆっくり触ると、どれも使えるように見えます。差が出るのは、混んだ時間帯です。会計待ちの列がある中で、予約を取り、カルテを開き、会計し、次回の予約まで取れるか。画面の切り替えが多い、入力の手数が多い製品は、忙しいときに止まります。スタッフがいる店では、自分以外の人にも触ってもらい、説明なしで使えるかを見ます。

試すときに、必ず見る3点

① 1人の会計が何タップで終わるか ② 来店履歴が、お客さまの目の前で何秒で出るか ③ サポートに質問して、返事の速さと中身を確かめる。日々の運営は、この3点の積み重ねで決まります。

自店の段取り ― 7軸チェック表に書き込む

製品を見に行く前に、自店の条件を1枚にまとめます。これがあると、営業の説明や機能の多さに流されません。

  1. 困りごとを書く：いま予約・カルテ・役務消化・物販・分析で困っていることを、思いつくだけ書き出す。
  2. 将来の予定を足す：物販開始、複数店舗、スタッフ増員など、半年〜1年でやりたいことを書く。
  3. 7軸を3段階に分ける：予約・カルテ・役務消化・物販・分析・料金・移行を「外せない／あれば／不要」に振り分ける。
  4. 候補を2〜3に絞る：外せない条件をすべて満たす製品だけを残す。料金は使う機能を全部入れた合計で比べる。
  5. 混んだ時間に試す：無料期間で、会計の手数・履歴の表示速度・サポートの返事を確かめてから決める。

来店間隔が空いた人や、回数券の残りがある人を自動で一覧にして、再来店の声かけにつなげられる製品もあります。台帳を声かけまでつなげたい場合は、分析と役務消化の軸を「外せない」にして選びます。記録から声かけまでの考え方は「新規をリピートに変える顧客台帳」で扱っています。

選ぶ前の確認
  • 製品名でなく、自店の困りごとから書き出したか
  • 7軸を「外せない／あれば／不要」に分けたか
  • 料金を、使う機能の合計で比べたか
  • いまの名簿・履歴を移せるか、費用込みで確認したか
  • 無料期間に、混んだ時間帯を想定して触ったか

システム選びに正解の1製品はありません。自店の条件を先に決めれば、合う製品は自然に絞れます。決めずに契約して入れ直すより、条件を固める時間を先に取るほうが、結局は早く落ち着きます。